遠距工作新常態，在家工作照樣接公司電話
遠距工作新常態，在家工作照樣接公司電話
當疫情結束，遠距工作會成為怎樣的存在？
只是一個在特殊時期才適用的「臨時方案」，還是會成為公司長期採用的「工作文化」之一呢？
大家應該都有注意到，無論是在歐美或台灣，都有越來越多公司走向「混合式」的工作型態，也就是公司會長期提供遠距工作的選項，而員工可以自行選擇要進辦公室或是遠距辦公。
造成這個趨勢的主要原因，其實就是因為遠距對企業和員工都有好處，而在這次因疫情而被迫試用之後，人們的工作型態已經改變了。
為了讓遠距工作能夠長期順利運行，公司使用的工具必然需要全面雲端化，除了大家所熟悉的視訊會議、文書協作平台或線上人資打卡以外，公司的電話系統也是那個最容易被遺漏，但其實會直接影響營運效率和成本的重要一環。
部署遠距工作，電話系統不能漏
雖然 Line 或 Chatbot 之類的文字客服已很普及，但像是業務、客服、技術支援之類的工作往往要處理緊急又複雜的狀況，譬如說處理緊急的訂單、緩解客訴危機、幫長輩叫車到醫院、法律諮詢或商業洽談等等，很多時候是不能只用文字訊息來溝通的。
傳統的作法，員工如何遠距接公司電話
公司啟動遠距或分流辦公，可是公司電話沒辦法跟員工住家的做串接，傳統的做法有那些呢？
1. 總機人員輪班回公司
為了能不漏接公司電話，有些公司會選擇讓人員輪班回公司，專門去接總機電話。但這樣除了降低防疫的效率之外，在人力的運用上也不是很有效率。總機人員無法當下轉接電話給同仁的分機，需要自己寫下來電者的需求，再另外請同事回電，萬一遇到很急的客人就容易產生客訴。
2. 用私人手機對外聯絡
另一種常見的作法，就是用私人手機號碼。除了業務以外，像是學校的輔導老師、心理諮詢或 HR 獵人頭顧問，也由於需要常常透過通話來聯絡，被迫面臨是否要提供私人號碼這樣的問題。除了要犧牲員工的個資，也容易產生公私不分又難報帳的問題。
3. 指定轉接給單一同仁
有些已有傳統交換機的公司，會選擇將公司的代表號指定轉接給某一位同仁的手機，統一由他接聽。缺點是當然很不方便，來電者等待的時間會變長，而且轉接到手機又會增加一筆費用。
4. VPN 與 MVPN 網路電話
還有一種做法，是用 VPN 連線回公司的網路電話類型。這種作法除了容易耗能、網路不穩之外，通話等各種功能上還是比傳統電話少一些，像是要外撥顯示公司代表號等等，這類功能很可能需另外加購。MVPN 雖然可以讓公司電話串接到員工手機，但還是需要員工自行報帳話務費，且必須是跟公司同一間電信業者。
以上這 4 種方式其實都有各自的問題，也都不是長久之計，企業要真正有效率的長期部署遠距辦公，可以藉助雲總機（雲端電話總機系統）的力量。
雲總機讓遠距更有效率
雲總機又稱作雲端交換機或 Cloud PBX，簡言之就是把公司的電話總機系統班上雲端，除了擁有所有商務總機功能，更增加了雲端特有功能，像是行動分機、多據點管理、節費、數位傳真等服務。
雲總機對於公司在遠距工作時有什麼益處呢？
1. 線上申請零接觸，快又安全
2. 對外聯絡依舊用公司電話號碼
3. 雲端服務導入容易，員工一用就上手
4. 從行動分機到電腦版，應用更多元
5. 專業雲端客服功能，遠距服務不馬乎
6. 用線上後台輕鬆遠端管理
讓企業為未來做準備
除了疫情以外，近年來受到新南向政策、中美貿易戰等影響，企業傾向將據點分布在全球城市以分散風險，因此雲端通訊工具便大為應用在跨國團隊，以便各地同事或分公司保持溝通。
在遠距工作已成新常態的現在，公司全面雲端化已是必然的趨勢。然而，我們也很清楚的看到，在充滿挑戰與危機的時代，懂得在別人還停滯不前時，跑得比別人快、先一步轉型的企業，往往能夠將危機化為轉機，成為下一代的領導者。
